Fase Preparatória

Introdução

A licitação é um processo administrativo divido em fases, como a fase preparatória (interna), abertura de propostas e lances, julgamento, habilitação e encerramento. A fase preparatória será estudada agora.

A Lei 14.133/2021 deu grande destaque à fase preparatória, pois é neste momento que se faz o planejamento da contratação. Uma licitação e um contrato bem-sucedidos dependem de um planejamento bem feito, tanto quanto à escolha, como também a estrutura contratual e seu objeto.

O art. 18 é expresso ao dizer que a licitação deve se inserir em um contexto além de si própria, ou seja, contextos técnico, mercadológico e de gestão pública, sendo compatível com a legislação orçamentária e com o plano anual de contratações, figura nova da Lei 14.133/2021. 

Etapas da Preparação

• Descrição da necessidade em um estudo técnico preliminar: a nova Lei de Licitações fala dessa figura e diz qual seu conteúdo. Em suma, ele deve apontar a solução para a demanda que a Administração tem e um posicionamento sobre aquela contratação enquanto capaz de solucionar ou não o problema.
• Definição do objeto do contrato: ele é o serviço, bem, obra, ou seja, o elemento a ser contratado e que vai tentar atingir o que a Administração demanda. O art. 20 determina que ele deve ter uma qualidade comum e necessária a atender a demanda, vedando a aquisição de itens de luxo. O consumo da Administração não pode ser de luxo, sem a definição do que seja isto, o que deve ser feito por ato regulamentar, como um decreto. 
• Decisão por licitar ou por realizar contratação direta: algumas hipóteses admitem a dispensa e a inexigibilidade de licitação É a fase interna que faz a avaliação e realiza a escolha em questão. 
• Formulação do edital: é o ato convocatório da licitação, previsto no art. 25 da Lei 14.133/2021. Ele deve trazer as regras de condução da licitação, de participação dos interessados (habilitação, julgamento, recursos) e sobre o contrato em si, inclusive com os anexos que o acompanham e que incluem a minuta do contrato administrativo e os projetos necessários, dentre outros elementos. Cada contrato não exige edital novo, admitindo-se a utilização de modelos e cláusulas uniformes, ou seja, já previamente redigidas. É possível incluir uma matriz de risco como anexo, pois ela apresenta eventos que podem afetar o contrato e  definir quem irá arcar com cada despesa. A Nova Lei de Licitações exige a clareza da matriz de risco no contrato, caso se opte por sua adoção. Importante lembra que algumas contratações, como a integrada e a semi-integrada, exigem obrigatoriamente a matriz de risco. O edital pode trazer regras de licenciamento ambiental, porque algumas atividades contratadas pelo Estado dependem de licenças e conflitos entre os contratantes podem aparecer, bem como sobre interferência na propriedade, como desapropriação e servidão. Lembrando do desenvolvimento nacional sustentável, o edital pode prever margens de preferência, conforme disposto no art. 26, como, por exemplo, a contratação de um licitante um pouco mais caro que ofereça bens reciclados. 
• Pesquisa de preços e elaboração de orçamento: os valores do contrato devem ser compatíveis com aqueles praticados no mercado (art. 23). Para tanto e para que seja possível realizar o orçamento, alguns parâmetros são definidos pela lei (art. 23, §10º). Conforme o art. 13, parágrafo único, II, a publicidade do orçamento ocorre depois do julgamento. Isto porque, por exemplo, se a Administração dispõe de X para gastar, é natural que um licitante não queira oferecer muito abaixo disso. Logo, não divulgar o orçamento antes das propostas ajuda a garantir a melhor contratação para a Administração.
• Realização de audiência ou consulta pública: não é obrigatória, mas é uma faculdade conferida ao órgão contratante. Ela é aberta a qualquer pessoa do povo (enquanto a audiência é marcada pela oralidade, a consulta é mais formal). Elas podem ser presenciais ou eletrônicas, sempre implicando em direito de acesso a documentos. 
• Parecer jurídico obrigatório: é necessário que um órgão jurídico de assessoramento seja realizado e conste dos autos do processo administrativo, por força do art. 53, no qual haverá controle prévio da futura contratação, como, por exemplo, verificação do preenchimentos dos requisitos legais ou não, além da análise dos casos de dispensa e inexigibilidade. Ele deve ser claro, objetivo e completo. Conforme o art. 53, §5º, o parecer, que é, em regra, obrigatório, pode ser dispensado, quando houver licitações de contratos de baixa complexidade, baixo valor ou quando houver uma minuta de edital ou contratos padronizados.