Ferramentas do Excel e Noções sobre Fórmulas e Funções

Gráfico

Para fazer um gráfico no Excel, é necessário entrar na aba Inserir e escolher um dos tipos de gráfico no grupo Gráficos. É possível filtrar o que aparece no gráfico.

Classificar e Filtrar

A classificação é uma ferramenta que permite o usuário classificar as linhas de uma determinada coluna em ordem crescente ou decrescente (se informações forem valores numéricos) ou em ordem alfabética de A-Z ou Z-A (se informações forem texto). Ao classificar uma coluna, o conteúdo das outras também será reorganizado para que a sequência de conteúdo das linhas continue igual a antes.

O filtro, por sua vez, é uma ferramenta que permite ao usuário filtrar informações da tabela, isto é, escolher quais linhas serão exibidas a partir de informações de uma determinada coluna. Para Classificar e/ou filtrar: deve-se entrar na aba Página inicial, clicar no botão "Classificar e filtrar" do grupo Edição e escolher a opção desejada.

As colunas classificadas ou filtradas passam a exibir uma seta no canto direito da primeira célula (a de cima, que fica na linha 1). Quando há um filtro aplicado, esta primeira célula exibirá junto com a seta um pequeno símbolo de filtro.

Noções sobre fórmulas e funções

Fórmula

É uma série de instruções inseridas em uma célula do Excel para que seja realizado um tipo de cálculo como, por exemplo, a soma entre dois números (1+1) ou células (A1+B1). Como o objetivo da fórmula é obter um resultado, o formato padrão para fórmulas no Excel sempre se inicia com o sinal de igual.

Por exemplo, a fórmula para somar 1+1 é "=1+1". Pelo mesmo motivo, o que será exibido na célula após inserir a fórmula, é sempre o resultado ("2", no exemplo mencionado). A fórmula em si ("=1+1") só será exibida na barra de fórmulas.

Função

É uma fórmula automática já programada no Excel. Enquanto, nas fórmulas comuns, o usuário deve digitar toda a fórmula (com valores, sinais de operação e códigos na devida ordem), com as funções o Excel já fornece a fórmula pré-pronta (com código e sinais de operação, na devida ordem). O usuário deve apenas completar os valores e parâmetros desejados. Para selecionar as funções, basta entrar na aba de Fórmula e escolher a opção desejada dentro do grupo Biblioteca de Funções.

Uso de Referências

Usar uma referência em uma fórmula significa usar uma célula ou um intervalo de células em uma fórmula em vez de números ou valores. Ou seja, no lugar de somar valores diretamente na fórmula (como "=1+1"), somam-se valores contidos em células da planilha (como "=A1+B2"). A vantagem em utilizar referências é que toda vez que o valor de uma delas for alterado (o valor de A1, por exemplo), o resultado final será recalculado automaticamente, sem necessidade de que o usuário mude os valores na fórmula.

Uso de intervalos

Os intervalos permitem utilizar um bloco de células em uma fórmula. Por exemplo, para somar o valor de 4 células da linha 1 pode-se escrever "=A1+B1+C1+D1" ou o intervalo "=A1:D1". Note que o sinal de dois pontos (":") significa intervalo. O Excel permite que em vez de digitar, o usuário selecione o intervalo com o cursor.

Mais dicas sobre uso da planilha

• Como copiar valores: ao selecionar uma única célula e arrastá-la para qualquer lado, a informação será copiada para as outras células.
• Detectar progressão: ao selecionar dois valores ou mais em sequência em uma linha ou em uma coluna e arrastá-los na mesma direção, o Excel acompanhará o padrão já estabelecido, seja uma progressão aritmética, uma sucessão de datas, dias de semana, etc.

Funções

Função autônoma

Soma valores numéricos de células ou intervalos selecionados. A função é representada por:

=SOMA(núm1;núm2;...)

Função concat

A função CONCAT combina o texto de vários intervalos e/ou cadeias de caracteres, mas não oferece o delimitador ou argumentos IgnoreEmpty.

=CONCAT(texto1, [texto2],…)

É possível digitar essa fórmula manualmente, utilizando "&" da seguinte forma: "=A1&B2" ou "=A1&””&B2" para adicionar espaçamento entre palavras.

Função se

A função se é uma das mais populares no Excel e permite fazer comparações lógicas entre um valor e o que se espera.

=SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])

Em sua forma mais simples, a função se diz:

SE (Algo for Verdadeiro, faça tal coisa, caso contrário, faça outra coisa)

O primeiro resultado é se sua comparação for verdadeira, o segundo, se sua comparação for falsa. Ou seja, utiliza-se uma lógica booleana (verdadeiro ou falso).